sự cần thiết sử dụng hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh công nghệ thông tinphát triển mạnh mẽ ,giao kết hợp đồng điện tử đã và đang hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh phát triểnmột cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn băn khoăncách ký hợp đồng điện tử như thế nào? Những đặc điểm tính pháp lý và hạn chế ra sao ? Những thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng thuận lợi hơn vàcó một cái nhìn tổng quát nhất về hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử là gì ? Những lợi ích mà hợp đồng điện tử mang lại

Theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về hợp đồng điện tử như sau:“Hợp đồngđiện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử của Luật này” Có thể hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, được gửi, nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự). Theo đó, hợp đồng điện tử xác lập các giao kết, thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

1.1 Hợp động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Bên cạnh đó tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.Như vậy, hợp đồng điện tử được ký kết theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng bằng văn bản (trừtrường hợp pháp luật có quy định khác).

1.2 Hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Khi công nghệ phát triển mở ra phương thức làm việc mới đòi hỏi các doanh nghiệp, đơn vị phải cập nhật và thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, tạo ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Những doanh nghiệp không bắt kịp sự phát triển này sẽ tụt hậu và rất khó để cạnh tranh với các đơn vị doanh nghiệp khác.

Hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mở ra phương thức làm việc mới hiện đại, chuyên nghiệp. Lợi ích của hợp đồng điện tử có thể kể đến như:

Có thể ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều nền tảng thiết bị như máy tính, laptop, Ipad, điện thoại… xóa đi khoảng cách về không gian và thời gian.

Hợp đồng điện tử sở hữu tính năng cổng ký tiện dụng, tích hợp với mọi loại chữ ký số như: chữ ký số tập trung HSM, USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số được sử dụng cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc ký tay, đóng dấu rườm rà như trước đây

Mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế

Tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng…

Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tính pháp lý của của hợp đồng ví dụ như: giả mạo chữ ký, chủ thể ký hợp đồng không đủ quyền hạn…

Hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao

2. Phân loại hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử (HĐĐT) là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Để dễ dàng hơn trong công tác quản lý người ta phân loại hợp đồng điện tử theo nhiều hình thức.

2.1 Phân loại theo công nghệ sử dụng

Hợp đồng điện tử được phân loại theo công nghệ sử dụng có 3 loại chính gồm: Hợp đồng điện tử dưới dạng hợp đồng truyền thống được đưa lên website

Ban đầu hợp đồng được soạn thảo theo cách truyền thống trên giấy sau đó được chụp hoặc scan lại và up lên website (thường sẽ ở dạng file PDF) trở thành thông điệp dữ liệu điện tử, để các bên tham gia ký. Các hợp đồng sau khi up lên website có nút tick xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của hợp đồng và 2 nút lựa chọn: Đồng ý hoặc Không đồng ý ký hợp đồng.

Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử

Hợp đồng được hình thành bằng cách nhập thông tin sau đó hệ thống tự động xử lý và xuất hợp đồng theo mẫu đã được thiết kế trước. Với loại hợp đồng này khách hàng, đối tác chỉ cần xác nhận đồng ý hoặc không. trường hợp đồng ý thì sẽ có một bản sao lưu gửi về cho khách hàng bằng hình thức email hay qua điện thoại.

Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử (email)

Hợp đồng được hình thành qua thư điện tử là loại hợp đồng sử dụng hình thức thư điện tử để giao kết. Quy trình đàm phán, ký kết, giao dịch được thực hiện tương tự như hợp đồng truyền thống, tuy nhiên không tiến hành trực tiếp mà các bên tham gia sẽ xác nhận thông qua thông qua email, máy tính, Internet…

Hợp đồng sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử tạo trên nền tảng của bên thứ ba

Hợp đồng thường được tạo lập, ký kết và lưu trữ trên nền tảng của bên thứ 3. Hợp đồng điện tử ở dạng này có tính pháp lý cao, chặt chẽ được sử dụng trong rất nhiều các giao dịch quan trọng.

2.2Phân loại theo mục đích hợp đồng\

Trên thực tế các đơn vị, doanh nghiệp phân loại HĐĐT theo mục đích của hợp đồng phổ biến nhất. Theo cách phân loại HĐĐT này có rất nhiều loại như:

Hợp đồng lao động

Hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng chuyển nhượng

Hợp đồng thương mại

Hợp đồng bán hàng

Hợp đồng chuyển giao công nghệ

Hợp đồng hợp tác

Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu

Hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Hợp đồng cho thuê.

Những lợi ích, ưu điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có rất nhiều ưu điểm so với hợp đồng giấy thông thường, chủ yếu dựa trên sự tiện lợi của loại hợp đồng này.

Hợp đồng điện tử ra đời mang tới nhiều giá trị vượt trội hơn so với hợp đồng giấy thông thường.

Sự tiện lợi, nhanh chóng, minh bạch

Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào mà không phải gặp mặt trực tiếp đối tác.

Hơn hết, doanh nghiệp sẽ không phải lo quản lý đi công tác làm gián đoạn công việc kinh doanh. Hợp đồng điện tử cũng mang đến quy trình, thủ tục thực hiện nhanh chóng, chính xác, minh bạch và giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần bảo vệ môi trường. Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm So với hợp đồng giấy thông thường gây tốn kém chi phí quản lý và lưu trữ, hợp đồng điện tử giải quyết hết toàn bộ các vướng mắc liên quan đến vấn đề lưu trữ và tìm kiếm.

Với sự hiện đại của công nghệ ngày nay, hợp đồng có thể dễ dàng truy cập, tra cứu các hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký, hợp đồng trả lại nhờ vào chức năng lọc của hệ thống.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Tất cả những ưu điểm trên đều dựa trên một mục đích cao nhất, đó là giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, kiểm duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng được xác thực qua internet một cách nhanh chóng.

Doanh nghiệp không cần tốn kém quá nhiều chi phí và thời gian cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.

Như vậy việc doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử mang lại nhiều tiện ích và có nhiều ưu điểm và giảm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế số, xã hội số như hiện nay.